Если ваш стол завален важными бумагами, то необходимо определиться с тем, как его расчищать. В противном случае эта гора бумаг не даст вам покоя. Что нужно сделать прямо сейчас? Не ответив на этот вопрос, вы будете чувствовать, что все время что-то не успеваете. Эффективность - это вопрос завершения начатых дел.
Вы никогда не замечали, что лучше всего чувствуете себя перед отпуском? Вы заканчиваете дела и обновляете планы на будущее. Мне кажется, что это нужно делать гораздо чаще, чем раз в год. Вообще-то я советую проводить подобную ревизию каждую неделю.
Я часто говорю о "нулевом уровне", то есть о том, что должно быть решено прямо сейчас, о накопившихся мелких делах. Все эти задачи должны быть решены в рамках различного рода проектов, которых обычно от тридцати до ста. Проведя ревизию, вы начинает понимать, что представляет собой ваш "нулевой уровень". После этого встает следующая задача - как найти время, чтобы все это сделать? Мы живем в условиях совершенно ненормальных временных ограничений. Обычно у нас нет тех двух часов, которые требуются для решения той или иной проблемы. У нас есть пятнадцать, а иногда всего лишь пять минут между встречами и телефонными переговорами. На самом деле за это время можно многое успеть, но люди просто не привыкли работать в таком темпе. Каждый день мы упускаем огромное количество возможностей что-либо сделать. Мы недовольны столь неэффективным использованием своего времени, но не знаем, что можно предпринять.
Совершенно необязательно всегда начинать с "важных" задач. У вас просто может не быть энергии, средств и времени, чтобы их решить. Иногда самое правильное - это полить цветы в офисе. Когда вы знаете, чем занимаетесь в каждый момент времени, эффективность ваших действий резко возрастает. Речь идет не только о скорости - вы более четко представляете себе свою жизнь.
Как же нужно подходить к выбору приоритетов? Когда меня просят помочь в этом нелегком деле, я обычно спрашиваю: о каком уровне мы ведем разговор? Каждый из нас обычно принимает решения на нескольких уровнях одновременно. Как я говорю, на нулевом уровне находятся все мелкие и текущие задачи. Один президент крупной корпорации в Москве пожаловался мне, что ему приходится ходить на совершенно невообразимое количество встреч и совещаний. Я нарисовал ему на листке схему с шестью уровнями и спросил, о каком уровне идет речь? Принимая в расчет годичную перспективу, понимаешь, что некоторые совещания можно и пропустить. Ну а на еще более высоком уровне можно задуматься о долгосрочных интересах и решить: "Мне все это не нужно. Все, хватит! С завтрашнего дня я ухожу из офиса в семь вечера и ни минутой позже!"
Однажды я консультировал одну российскую компанию, для сотрудников которой корпоративные ценности имели очень большое значение. И это скорее порождало проблемы, нежели решало их. В этой компании царил дух сотрудничества, всем нравилось друг другу помогать. Но сколько 6-часовых собраний вы можете посетить? Вам хочется побывать на всех, потому что ценностные установки заставляют вас воспринимать их как очень важные и необходимые лично вам. Но очень скоро жена и дети начинают жаловаться, что неделями вас не видят. Я называю это проблемой безграничных возможностей: на свете так много всего, что мы могли бы сделать. Вокруг нас так много людей, добившихся фантастических успехов. И очень трудно не пытаться угнаться за ними. Но эта игра затягивает, и вы просто сгораете на работе. Вы можете делать все, что угодно, но не все сразу.
Запомните: одно дело - в одну единицу времени. Вокруг нас огромное количество замечательных идей. И все они ждут своей реализации. Поэтому, если вы думаете о качестве своей жизни, если вы не хотите постоянно чувствовать себя уставшим и перегруженным, то не зацикливайтесь на ценностях. Старайтесь контролировать свои желания. Поверьте, это намного упростит вашу жизнь.
Предлагаем взять в расчет некоторые правила экономии времени: планируйте лишь такой объем задач, который сможете выполнить; фиксируйте в своих планах не действия, а желательные результаты; устанавливайте приоритеты; отличайте важное от срочного; старайтесь сократить количество и объем "поглотителей времени", затраты времени на непродуктивную деятельность.
Игорь ДОБРОТВОРСКИЙ,
директор Центра
коучинга и тренинга.